Llego un buen día a trabajar, pensando ya en qué vídeo voy a usar en clase y cómo lo voy a enseñar, qué preguntas tipo test crear alrededor suyo y contando en mi cabeza cuántos alumnos tengo y cuántos grupos de trabajo podré hacer, que si con dos o con tres alumnos, y doy con el aula vacía y las luces apagadas. El jefe está en la recepción y me comenta que es que sí, ha llamado uno de los alumnos a decir que no puede venir a clase y que si se podría recuperar la clase y que entonces le dijo que sí, así que canceló la clase, llamó a todos los demás alumnos y que la clase se recupera en otra fecha y que, bueno, pensaba que lo sabías ya, que lo habías hablado tú con ellos.
Otro día estoy en casa a la hora de comer, disfrutando del descanso, cuando me llaman desde un número desconocido. Contesto y resulta que es un alumno que me espera en clase. Trato de despejarme y le admito que desconozco de qué clase está hablando. Pues era una clase que había agendado el jefe con el alumno sin que me avisara a mí también. Ay, pues pensaba que te lo había dicho.
Otro día más hablamos un rato en la recepción después de las clases de la mañana, organizamos un poco la tarde, luego cerramos y nos despedimos para ir cada uno a comer a casa. A los 15 minutos me llama el jefe preguntando si¿no está nadie en la academia?, que está allí una de las profesoras con su clase 1to1 y no puede entrar. Ay, que pensaba que vosotros sabíais que tenía clase.
Son innumerables otras instancias y otros momentos mágicos que cuentan cambios de horario de trabajo, organización de clases sin avisar a los profesores, avisar a los profesores a venir a clases no agendadas con alumnos, dejar la academia cerrada cuando venía la señora de la limpieza y muchos más, cada uno una aventura en sí.
Se ha dicho y se dirá siempre: la comunicación es clave. Lo que esto significa de verdad es una cosa que probablemente no se dice tanto. A nivel teórico, es obvio que es importante comunicar. A nivel práctico, pocos sabemos qué implica, exactamente. Considero que tanto el concepto como el proceso, se refieren a hablar y explicar. Muchas de las confusiones, de los malentendidos y, al final, de los errores en el día a día del trabajo surgen porque alguien, en algún momento, no ha sido informado. El momento “mágico” en el que un trabajador dice primera noticia para mí va muchas veces seguido por un silencio durante el cual todos los implicados sopesan las consecuencias.
Por supuesto, es imposible adivinar el resultado de una medida, de una decisión, si nadie la comunica. Tomarla y seguir trabajando en base a ella para informar a posteriori es un error muy común, suele pasar por la falta de tiempo, a veces de implicación, y también porque en algunos casos se haga casi conscientemente. Por ejemplo, porque el empleador considera que la información no es necesaria para los empleados. Obviamente, esto puede ocurrir, pero cuando inicialmente la información no es necesaria para los empleados y a continuación sí, se transforma en algo necesario y algo falla.
Una variación aún peor de esta situación es cuando a los empleados no se les informa o se les hace llegar información incompleta e incluso errónea, en aras de imponerse como jefe. En este caso, el discurso de esta decisión no es cosa tuya o esto no te tiene que constar puede tener repercusiones de lo más distinto, pero la más común es que el empleado se desentienda completamente y, a lo largo del tiempo, se desvincule del proyecto de la empresa. En una pyme, sobre todo en un pequeño negocio como una academia de idiomas, el apego de los pocos empleados que pasan buenos ratos juntos trabajando es más importante de lo que parece. En muchos casos, se trata de una segunda casa y suele ser un poco más que un trabajo, de ahí que la decepción sea más profunda.
Y aquí aparece un nuevo punto: es cierto que, siempre, todo el mundo —tanto empleado como empleador—puede decir que si alguien no está contento, siempre se pueden buscar otras oportunidades laborales mejores. Lo que pasa es que un alto nivel de reemplazo en una pyme es bastante malo y complicado, es una mala señal de la salud de la empresa.No hay más que tener en cuenta el tiempo empleado para formar a cada nuevo trabajador, la información y conocimientos que este adquiere y, al final, los distintos roles que haya llegado a asumir. En una empresa grande, en la que los roles se reparten de forma distinta y se sabe muy bien qué tiene que hacer cada uno, las renuncias y sustituciones se llevan mejor, siendo este un ámbito más estructurado. No obstante, en una pyme en la que, por ejemplo, el empleado ha trabajado un año, durante el cual ha aprendido el funcionamiento de distintas áreas del negocio —recursos humanos, logística, secretaría, administración, docencia, facturación, pagos—, si este se va, todo su conocimiento se va con él y un nuevo trabajador tendrá que formarse de nuevo, lo que implica, claro está, más tiempo y recursos que se podrían ahorrar o emplear de forma más eficiente.
Otra variante relativamente peor de este asunto sería la situación particular en la que la información les llega a unos empleados y a otros no; cuando información relevante se les niega a unos empleados, por las razones que sean. Es así como se forman nichos y “bandos” en una empresa, lo que, por supuesto, también es pésimo para una pyme. La diferencia de trato, aunque sea de acceso a la información pertinente de la empresa, puede llegar a percibirse como algo personal; al final, pocos serán los casos en los que no lo sea. Más allá de la jerarquía que puede llegar a existir o no en una pyme, diferenciar qué información llega a qué empleado, cómo y en qué condiciones, asegura la creación forzada de una jerarquía.
Todos estos fallos en comunicación provocan errores que al final se pueden corregir, pero a lo largo de unos pasos o procesos que implican deshacer, rehacer e incluso doblar trabajo. Obviamente, la primera afectada es la productividad, seguida muy de cerca por el innecesario gasto de recursos y tiempo.
¿La solución? Mejor preparación para gestionar por parte de los líderes. Son ellos los que tienen que valorar concretamente qué es lo que se debe compartir a nivel de información, con quién y de qué forma. Son ellos los que tienen que decidir qué tipo de información se debe compartir y en qué momento. Son ellos los que tienen que ver, al final, qué información es necesaria para qué procesos y qué empleados. Una vez más: no es nada incorrecto si el emprendedor quiere liderar así o gestionar su empresa de esta forma. Desde el lado del empleado, no obstante, lo que más canta es el titubeo: la inseguridad, la confusión, el tiempo y la energía que gasta uno en tratar de comprender, en imaginarse el porqué, cuando muchas veces no hay razones, sino solo realidades.
Nefelibata 